Март 31, 2016

Управление временем и делами

Становимся многозадачными

Без потери качества!

Как часто каждый из нас ведет одновременно несколько проектов? Да, в общем-то, постоянно! Только если мы не работаем всю жизнь на заводе, производя механические действия, а вечером расслабляясь за кружкой пива. А значит, знания о том, что такое управление временем и делами, пригодятся каждому из нас.

Поговорим сегодня о матрице управления портфелем проектов

Начать перечисление таких многозадачных профессий можно, например, с секретаря. Сложность перечня ежедневно выполняемых функций очевидна каждому, кто чуть ближе взглянет на такого сотрудника. Это и ответы на входящие звонки (обязательно «фильтруя» нужные звонки), и встреча посетителей офиса (здесь тоже нужен фильтр! по виду гостя, по его представлению секретарь должен сразу понять, каким образом гостя приветствовать и как вести с ним диалог).

Первичный документооборот — тоже задача секретаря. Обычно стол секретаря завален кипами бумаг, разобраться в которой способен далеко не каждый сотрудник компании. Зачастую, секретарь выполняет еще ряд функций — обработка входящих и написание исходящих писем, работа в графических редакторах, и, конечно, жизнеобеспечение офиса и снабжение канцелярией, водой и т.д.

Зачем нужно управление временем и делами?

Далее рассмотрим сотрудника маркетингового агентства, этакого «универсального солдата». Он должен уметь не только изучить продукт и предложить стратегию его продвижения, но и проверить работу и грамотность настройки существующей рекламы клиента, а также иметь представление о статистике и финансовом планировании по каждому проекту.

И даже каждая мама (уже не в бизнесе, а на ещё более важном фронте — воспитания ребёнка) обладает навыками не только контроля правильности питания чада, но и большим скопом возложенных на неё обязанностей — от управления каждым техническим прибором в доме (стиральные и посудомоечные машины, мультиварки, кондиционеры и системы отопления) до того же финансового планирования семейного бюджета.

Как же научиться держать всё в поле зрения?

Для этого следует классифицировать все свои проекты, как профессиональные, так и личные, по методу матрицы управления проектами. Все проекты нужно рассортировать по системе двух факторов — затрат и времени.

При этом, затраты и время — это только два примера. Если наша цель не коммерческая — всегда можно взять любые другие параметры, которые имеют отношение к данной ситуации: например, в задаче саморазвития можно опираться на такие факторы, как «Продвижение к цели» и «Познавательность», то есть, соответственно, «Какую роль конкретный проект играет в достижении моей главной цели» и «Много ли нового я узнаю от его выполнения».

В данной системе координат толковать результаты стоит следующим образом:

Освобождать себя от всего, что не даёт большого смысла ни по одному из выбранных направлений (не соответствует главной цели, не научит необходимому).
Те проекты, в которых можно многому научиться, но не получить из них важного для цели результата — могут быть интересны (учиться новому интересно всегда — разве нет?!), но бесполезны. Здесь можно попробовать «перевернуть» проект так, чтобы он работал всё-таки на нашу цель.
Проект работает на нашу цель, но уже не научит новому. В этом случае нужно подумать, как выполнить его, возможно, не занимаясь им самостоятельно — т.е. найти кого-то, кому интересно будет его выполнение с образовательной целью.
И то, что, наконец, максимально выгодно работает по обоим направлениям — именно то, за что каждый должен браться в первую очередь.

Тайм-менеджмент. Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США, занимавший этот пост в середине XX-го века, считался мастером тайм-менеджмента, а, говоря проще, умел делать всё вовремя. Ему принадлежат следующие слова: «Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

Эйзенхауэру приписывают метод распределения своих задач по двум координатам — срочности и важности. Внимательный читатель увидит, что этот метод является частным случаем вышеописанной матрицы управления портфелем проектов; однако именно эта система координат заложена в КАЖДОЕ наше дело — хотим мы того или нет. Вот только не очень часто мы применяем к делам подобную оценку, хоть много сил для этого не надо, а результат будет однозначно выгоден.

Расположив все дела — или оценив каждое — относительно двух характиристик «Сложно» и «Важно», каждый сразу поймёт, что из всего нужно делать незамедлительно (срочно и важно), что он может не делать вообще или сделать без спешки (не важно и не срочно), что можно поручить кому-то другому (срочно, но не важно), а что нужно не забыть сделать, рассчитав главное: когда к этому приступить (важно, но не срочно).

Другой, тоже безусловно полезный и ещё более простой метод распределения времени приписывают мультимиллионеру Уорену Баффету — ‘First Come First Served’ или «Первый пришёл — первый ушёл»:

Составьте список дел на день;
Делайте их в описанном порядке;
Не сделав одного — не беритесь за другое;
Сделанное — вычёркивайте из списка.

Такой принцип выполнения задач однозначно важен. Однако, при всей кажущейся простоте, он бывает труднодостижим, например, «многостаночникам», описанным в начале: когда у тебя много параллельных проектов — и срочными, и важными часто бывает большинство задач по ним. И вот тут уж, чтобы понять, какая задача более срочная и более важная, нужно хорошенько поднапрячься.

Буфер дел. Принцип Брата

Ещё один способ, о котором скажу несколько слов напоследок, в моём сознании принадлежит моему старшему брату: его можно назвать «буфером важных дел». Этот способ пересекается с матрицей Эйзенхауэра, однако представляет собой некий более глубинный взгляд на систему координат «срочность-важность», а точнее на поле «важно, но не срочно».

Суть его в следующем: постоянно — на всём жизненном пути — каждому приходится выполнять разные задачи. Они приходят к нам постепенно и все требуют какого-либо внимания.

При этом, если несрочные, но важные дела (которых в нашей жизни большинство) отодвигать «на потом» («дописать диплом — важно, но сделаю попозже», «заполнить налоговую декларацию — важно, но ещё успею», и т.д.), они как бы заполняют собой «буфер важных задач», которые всё равно придётся делать.

А с учётом того, что важные задачи приходят действительно на всём жизненном пути, не делая их сразу — мы заполняем, заполняем и ещё больше заполняем свой список дел «на потом». Нужно иметь в виду, что до чего-то из этого — руки просто не смогут дойти физически…

Распределять своё время и задачи по иерархии выполнения — критически важно для того, чтобы быть успешным. Так будем же такими, ведь не так много, кажется, для этого нужно! 😉

P.S.: в следующей статье я опишу ещё 2 механизма, не отличающихся большой сложностью от вышеприведённых, но играющих важные роли в теориях маркетинга и менеджмента: матрице BCG и SWOT-анализе.

Василий Орленко,руководитель отдела по работе с партнерами