• Апрель 28, 2016

Система 5S – на что стоит обратить внимание?

От организации и дисциплины...

...до чистоты и порядка

Многие компании стремятся получить максимум от производственной линии. Помочь в этом может японская система 5S. Это методика эффективного управления производством. Опишем кратко эту систему на примере компании Zolle.

«Вам не следует иметь любимого оружия. Владеть каким-то одним оружием очень хорошо, тогда как другими вы владеете плохо — такой же недостаток, как и не владеть этим оружием вообще».
Миямото Мусаси (легендарный самурай 17-го века, прославившийся техникой фехтования двумя мечами)

«Сознательная дисциплина — разве это не есть истинная свобода?»
Рерих Николай Константинович

Что такое система 5S?

5S — это пять ключевых слов или понятий:

  • Организация (Seiri) — концентрация на самых важных предметах (областях деятельности) и отказ от менее важных. Также это структура информационной системы, согласно которой все документы находятся в определенной иерархии.
  • Порядок (Seiton) — это хранение самых важных предметов в определенных местах, чтобы было возможно максимально оперативно получить их.
  • Чистота (Seiso) — необходимость поддерживать рабочие места в чистоте, а оборудование в идеальном рабочем состоянии.
  • Стандартизация (Seiketsu) — поддерживать стандарты в области организации, порядка и чистоты на систематической основе. Все процессы производственной линии должны осуществляться согласно прописанным стандартам и контролироваться.
  • Дисциплина (Shitsuke) — установленные процессы (стандарты) должны неуклонно выполняться. Сложные моменты должны выявляться сразу же после возникновения и устраняться непосредственно в их источнике и закрепляться в стандарте.

Система 5S внедряется в пять этапов, соответствующих ключевым понятиям системы:

1. Организация.

система 5S

Цель — устранение ненужных объектов, которые не требуются для осуществления текущей деятельности.

Достигнуть цели поможет метод «Красных Карточек». Благодаря этим карточкам можно отсеять ненужные, бесполезные объекты. Это дает нам большую фокусировку на том, что нам важно в данный момент времени.

В рамках компании Zolle организация – это определения ключевых видов деятельности и тех направлений, которыми компания не занимается в настоящий момент и не планирует в будущем.

Метод «Красных Карточек» можно использовать в организации для следующих объектов:

  1. В работе с брифами.
  2. С клиентами после тестового периода сопровождения рекламных кампаний.
  3. С клиентами спустя 3-6-12 месяцев сотрудничества.
  4. С сотрудниками в рамках работы HR-отдела – 1-2 раза в год тестирование и повышение квалификации.
  5. Программное обеспечение – мониторинг каждые 6-12 месяцев.
  6. Передовые технологии – мониторинг раз в месяц.

2. Порядок.

система 5S

Порядок — это упорядочивание предметов с целью легкого понимания, где их можно найти, получить и использовать в рабочих целях. По сути, самая важная мысль заключается в том, чтобы каждый сотрудник мог работать оперативнее, с большей отдачей, а следовательно, и мотивацией.

В рамках компании Zolle порядок – это:

  1. Логичная структура папок по текущим вопросам:

    • документация по клиентам (договора, акты и прочее);
    • информация для производства (ТЗ по отделам, чек-листы, наполнение для Langing page).
  2. Информация, хранящаяся либо в облаке, либо в Trello, либо в CRM.
  3. Унифицированные названия по задачам — для быстрого поиска нужной информации.
  4. Расположение рабочих мест — по производственной линии.

3. Чистота.

система 5S

Для того, чтобы ничто не отвлекало сотрудников от текущих задач, необходимо внедрить систему поддержания чистоты, порядка на рабочем месте.

В рамках компании Zolle чистота – уборка помещения и непосредственно рабочих мест (столов), поддержание в работоспособном состоянии оборудования.

4. Стандартизация.

система 5S

Обеспечение организации, порядка и чистоты (3S) на постоянной основе. За счет разделения участков на зоны и назначение ответственных за поддержание стандартов, включение задач по поддержанию 3S в текущую работу каждого работника, контроль результатов и оценка деятельности 5S в отделах.

В рамках компании Zolle стандартизация:

  1. Распределение ответственности за поддержание 3S в офисе; непосредственно на рабочем месте (за чистоту своего рабочего места отвечает каждый сотрудник).
  2. Передача проекта по производственной линии (за сроки и бюджет отвечает руководитель производства, за качество – куратор отдела).
  3. Предоставление качественного сервиса для клиентов (ответственный — отдел продаж и аккаунтинга).

5. Дисциплина.

система 5S

Обеспечение соблюдения стандартов за счет:

  • постоянных усилий на поддержание дисциплины. Менеджеры среднего звена и топ-менеджмент должны стать образцом для команды;
  • вовлечения всего производственного персонала в процесс построения корпоративной культуры;
  • закрепление ответственности за поддержание 5S не за отдельным человеком, а за рабочей группой;
  • организации соревнования между командами (геймификация);
  • побуждения команд к оптимизации процессов и установлению собственных стандартов.

Результаты внедрения системы 5S — это:

  • оперативная переориентация производственной линии;
  • высокое качество продукта/услуги;
  • снижение затрат;
  • доступность информации;
  • надежность выполнения заказов в срок.

Дерзайте и внедряйте в жизнь лучшее!

Если у Вас остались вопросы — задавайте их в комментариях. Особенно интересно мне будет прочитать о том, как система 5S работает в Ваших компаниях.


Надежда Высокосова,специалист отдела построения

Статьи в тему