Апрель 22, 2019

Помощник руководителя: как построить правильный тандем?

С чего начинать

и к чему стремиться

Конечно, у большинства руководителей есть помощники, секретари, офис-менеджеры, администраторы. И все они помогают руководителю правильно распределить время, выполнить задачи, контролировать происходящее в организации. Это как правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Многоликий и многогранный помощник руководителя должен понимать его с полуслова.

Как же этого добиться?

Какой он — идеальный помощник руководителя?

Во-первых, нужно понимать, насколько комфортно общаться руководителю и его помощнику. Они могут понимать друг друга с полуслова – это и есть основа взаимоотношений на работе!

Во-вторых, основные требования к кандидату могут быть очень разноплановыми:

знание основных офисных программ;
высокая скорость печати;
грамотность;
знание иностранных языков;
умение вести делопроизводство;
опыт переписки в соответствии с нормативными требованиями рабочего этикета.

Работа помощника руководителя: плюсы и минусы

Работа помощником руководителя – это возможность получить бесценный управленческий опыт и перспектива дальнейшего совершенствования собственных талантов и качеств.

Работая с умным руководителем можно многому обучиться:

бизнес-логике;
постановке и решению тактических задач в бизнесе;
умению найти оптимальные решения;
ведению деловых переговоров;
разрешению конфликтов;
общению с людьми разного возрастного и финансового уровня.

Приобретение таких ключевых знаний помогут продвинутся по карьерной лестнице и открыть собственное дело.

К минусам же можно отнести график работы. Зачастую помощнику руководителя приходится работать сверхурочно 24/7.

Кроме того, есть и возвратные ограничения по должности. Как правило, на этой позиции рассматриваются кандидаты не моложе 25 лет, но и не старше 35-40.

Каким должен быть идеальный помощник руководителя?

Кроме профессиональных качеств имеется и ряд личных требований к помощнику. Он должен иметь особый склад характера.

Основные качества идеального помощника руководителя — это:

позитивное мышление – ведь деятельность самого помощника всегда более обширна, чем стандартное деловое сотрудничество;
быстрая обучаемость – узнавать необходимые новые данные, качественно разбираться в новом рабочем процессе;
стрессоустойчивость – нередко нужно принимать на себя первые всплески негодования руководителя;
многозадачность – умения выполнять огромное количество дел одновременно и при этом ни о чем не забывать.

Если всё вышеперечисленное руководитель нашел в помощнике, то можно сказать, что этот тандем движется в правильном направлении.

Кроме того, помощнику необходимо знать основные личностные требования руководителя, так как это является залогом успеха в его работе!

Чем занимается помощник руководителя?

Основные обязанности помощника следующие:

ведение переписки от имени организации;
предоставление всей необходимой информации по запросу руководителя;
составление графиков совещаний и встреч;
подготовка документации к совещанию;
ведение делопроизводства.

На рынке трудоустройства имеется еще одно дополнение к вышеуказанному, это – сверхштатные обязанности и функции помощника.

Чаще всего работодатель и ищет многопланового сотрудника, то есть того, кто способен к расширению своих обязанностей:

сопровождение протокольных мероприятий с руководством;
организация командировок и сопровождение в них;
перевод с иностранного языка;
услуги бытового характера.

Многие помощники рассматривает эту должность как старт своей карьеры, ведь на этой позиции можно получить колоссальный опыт. Руководство очень ценит хороших ассистентов, и это конечно может негативно повлиять на дальнейшем карьерном росте, ведь не каждый руководитель захочет распрощаться с отличным помощником.

Если соблюсти все основные требования к кандидату, то можно добиться отличных результатов в сотрудничестве. Должность помощника руководителя незаметна для стороннего взгляда, но при этом очень значима для самой организации.

Правильный тандем способен улучшить работоспособность руководства и обеспечить больше прибыли самой компании.

P.S: желаю каждому руководителю найти себе подходящую «правую руку»! Чтобы этот совместный тандем давал невероятные плоды скорости, понимания и улучшения жизни друг другу!

Мария Вахрушева,помощник руководителя проектов